PENGANTAR BISNIS IV.1 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI

PENGANTAR BISNIS IV. 1

MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  LATAR BELAKANG

Informasi saat ini merupakan kebutuhan mendasar bagi setiap organisasi, Informasi memungkinkan organisasi dapat terus mengantispasi segala kemungkinan yang terjadi sebagai akibat dari adanya perubahan yang sedemikian cepat dan kompleks. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi.

Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan berfokus pada sistem informasi berbasis komputer (computer based information system). Harapan yang igin diperoleh disini adalah bahwa dengan penggunaan teknologi informasi khususnya komputer, informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu sehingga dapat lebih efektif dan lebih efisien. Teknologi informasi sudah menjadi pilihan utama dalam menciptakan system informasi suatu organisasi yang tangguh dan bermaksud untuk memberikan kontribusi terhadap kinerja individual anggota organisasi dan institusi. upaya dalam mengembangkan orientasi dan tradisi pelayanan kepada warga, Kantor Badan pemberdayaan masyarakat dan Pemerintahan dan Desa mengunakan system informasi manajemen yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai.

Pelaksanaan manajemen perkantoran perlu direncanakan, diatur, disusun, dikendalikan dan disempurnakan serta harus dikelola oleh tenaga-tenaga yang berkualitas serta suatu system yang dapat membantu kelancaran pekerjaan kantor dengan diterapkannya sistem informasi manajemen khususnya teknologi komputer. Penggunaan teknologi informasi sangat berpengaruh pada segi otomatisasi dan kecepatan dalam pengolahan data yang selanjutnya merupakan dasar pengambilan keputusan.Untuk itu pengolahan system informasi manajemen dengan menggunakan teknologi komputerisasi yang terprogram dengan baik sangat diperlukan. Sebuah sistem informasi yang selain melakukan semua pengolahan transaksi yang perlu untuk organisasi juga memberi keuntungan dan pengolahan untuk fungsi-fungsi manajemen terhadap kinerja pegawai. Kinerja (performance) yang didefinisikan sebagai tingkat pencapaian hasil merupakan kombinasi dari kemampuan , usaha dan kesempatan yang dapat dihasilkan pada fungsi pekerjaan tertentu, atau kegiatan yang dikerjakan selama periode waktu tertentu.

Dengan adanya sistem informasi manajemen harus lebih banyak memberikan kemudahan bukan menambah kerumitan atau kesulitan baru khususnya bagi penyelenggaraan pemerintah dan umumnya bagi masyarakat.Semakin berkembangnya teknologi informasi yang dapat meningkatkan kinerja sehingga dapat meningkatkan pada kualitas kerja yang tinggi, pegawai yang meliputi aktivitas intern pemerintah dalam suatu lembaga maupun antar lembaga pemerintahan serta aktivitas pemberian layanan pemerintah untuk masyarakat.

1.2  RUMUSAN MASALAH

Adapun rumusan masalah dalam masalah ini :

1.      Apa definisi dari tata kerja?

2.      Apa yang dimaksud dengan prosedur kerja?

3.      Apa yang dimaksud dengan pedoman kerja?

4.      Bagaimana cara menyusun buku pedoman kerja?

5.      Apa manfaat dari ditetapkannya tata kerja, prosedur kerja, dan buku pedoman kerja?

1.3  TUJUAN PENULISAN

1.      Untuk memenuhi dan melengkapi tugas pengantar bisnis yang bermuatan softskill, dan

2.      Menginformasikan kepada pembaca dan masyarakat pada umumnya tentang manajemen kantor dan informasi termasuk definisi dari tata kerja, prosedur kerja, dan pedoman kerja, serta manfaatnya.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 DEFINISI TATA KERJA

Tata kerja adalah cara-cara melaksanakan kerja yang seefisien mungkin mengenai sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu dan lain-lain yang tersedia guna atau untuk bisa mencapai keberhasilan atau tingkat efisien yang maksimal. Atau pembentukan sebuah strutur kerja yang disusun dengan membentuk badan utama yang bertugas membuat skat-skat bagian dari sebuah organisasi atau anggota kelompok.

2.2 PROSEDUR KERJA

Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang saling berkaitan atau diatur secara berurutan sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap secara jelas dan pasti yang harus dikerjakan dalam rangka penyelesaian suatu pekerjaan.

(Moekijat, 1997:53). Dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan :

1.      Metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang akan datang.

2.      Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.

3.      Pedoman untuk bertidak.

Menurut moekijat (1995:106), metode menunjukan cara pelaksanaan pekerjaan dari suatutugas yang terdiri atas satu atau lebih kegiatan yang bersifat tulis-menulis oleh seorang pegawai. Dengan demikian serangkaian metode yang disatukan akan membentuk suatu prosedur.

Prosedur kerja dalam setiap kantor hendaknya :

1.      Bersifat formal, artinya prosedur tersebut diakui oleh semua orang dalam organisasi,

2.      Tertulis, dan

3.      Prosedur hendaknya selalu terbaharui, artinya selalu up to date denga perkembangan organisasi yang aktif dan dinamis.

2.3 PEDOMAN KERJA

Pedoman kerja artinya sebuah panduan yang dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan yang berisikan pelaksanaan dalam bekerja di perusahaan itu. Mulai dari jam masuk kerja, jam istirahat, hari libur, pemberian cuti, pemberian ijin, dan sebagainya. pedoman itu biasanya berisi edukasi, pengetahuan seputar pekerjaan, bisa juga alternatif penyelesaian masalah yang sering terjadi. pedoman bersifat fleksibel, tidak mengikat dan mengatur tetapi membimbing dengan kebebasan berinovasi.

2.4 PENYUSUNAN BUKU PEDOMAN KERJA

1.      Dinyatakan secara tertulis, disusun secara sistematis, dan dituangkan dlm bentuk pedoman kerja.

2.      Dikomunikasikan secara sistematis kepada semua pegawai yang bersangkutan.

3.      Disesuaikan dengan kebijaksanaan umum dan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku.

4.      Dpt mendorong pelaksanaan keorganisasian secara efektif dan efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terpeliharanya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.

5.      Dievaluasi secara periodik dan bila perlu direvisi utk disesuaikan dengan kebutuhan.

Apa saja yang perlu dimasukkan

Buku pedoman karyawan harus dengan jelas menyatakan kebijakan perusahaan. Bidang-bidang yang harus dicakup antara lain :

a)      jam kerja umum

b)      peraturan dan ketetapan perusahaan (tatakrama berpakaian; bagaimana orang berinteraksi dengan para nasabah; peraturan keselamatan dll.)

c)      bagaimana mendapatkan waktu berlibur

d)     semua hari besar/raya dan hari keperluan pribadi yang dibayar

e)      cuti sakit

f)       peninjauan terhadap gaji dan kinerja

g)      kebijakan waktu lembur/waktu kompensasi

h)      tunjangan kesehatan dan pengobatan

i)        rencana pensiun dan tunjangan tambahan lainnya

j)        kebijakan cuti bersalin

k)      peraturan atau ketetapan lainnya

Buku pedoman sebaiknya singkat dan jelas, dan yang terpenting, harus konsisten

Maksud buku pedoman karyawan Anda adalah untuk mengkomunikasikan segala kebijakan perusahaan kepada seluruh karyawan. Adalah penting sekali bahwa buku pedoman karyawan ditulis secara jelas dan tepat, agar tidak membingungkan. Buku ini perlu merinci seluruh kebijakan sumberdaya manusia perusahaan Anda secara khusus. Kenyataan menunjukkan bahwa banyak perkara hukum terjadi karena perusahaan tidak memiliki kebijakan konsisten dan terdokumentasi, sehingga membuka peluang terhadap tuduhan diskriminasi (sungguh-sungguh atau tidak). Buku pedoman Anda perlu meralat ini.

Jelaskan hak Anda untuk memecat karyawan

Ada bagian dari buku pedoman Anda yang harus mencakup kenyataan bahwa bekerja di perusahaan Anda adalah “sesuka hati”. Ini berarti bahwa perusahaan Anda memiliki hak untuk memutus hubungan dengan karyawan kapan pun tanpa alasan, dan karyawan Anda memiliki hak untuk meninggalkan perusahaan kapan saja. Tujuan dari pernyataan "sesuka hati" adalah untuk mengesampingkan tuntutan karyawan bahwa Anda mungkin pernah mengumbar janji tentang jaminan pekerjaan. Sekali lagi, buku pedoman dapat melindungi Anda dari kemungkinan adanya tuntutan hukum.

Buku pedoman tidak perlu indah

Anda mungkin berpikir bahwa bentuk sebuah buku pedoman karyawan adalah besar, tebal, dan tercetak rapi. Kenyataannya, banyak usaha kecil yang dapat membuatnya dalam bentuk yang jauh lebih sederhana - bahkan dalam bentuk lembar fakta satu atau dua halaman yang dicetak dengan komputer. Yang terpenting bukanlah penampilan buku pedoman Anda. Yang lebih penting adalah apa saja yang termuat di dalamnya.

Tulislah sendiri buku pegangan, namun mintalah pengacara Anda melakukan kajian ulang

Anda dapat menghemat biaya hukum dengan menulis sendiri buku pedoman daripada menyerahkan segala sesuatu kepada pengacara Anda. Namun pastikan bahwa pengacara Anda sudah melakukan kajian ulang dan menghaluskan isinya dimana perlu. Penting bahwa seluruh kebijakan Anda sesuai dengan undang-undang dan peraturan pemerintah federal, negara bagian, dan lokal.

Pastikan para karyawan menandatangani tanda terima buku pedoman

Tidak cukup hanya menyerahkan buku pedoman kepada karyawan. Pada saat Anda memberikan buku pedoman atau lembar fakta kepada seorang karyawan baru, pastikan bahwa ia telah menandatangani tanda terima. Formulir ini harus menyatakan bahwa karyawan itu telah menerima buku pedoman dan memahami seluruh kebijakan perusahaan Anda. Berikan salinan tanda terima ini kepada karyawan tersebut, dan simpan satu lagi dalam berkas karyawan bersangkutan. Ini akan membantu melindungi Anda dari kemungkinan adanya tuntutan bahwa seorang dipecat karena melanggar peraturan yang tidak diketahuinya. Pengacara Anda dapat membantu membuat konsep untuk formulir ini.

2.5 MANFAAT  DITETAPKANNYA TATA KERJA, PROSEDUR KERJA, DAN BUKU PEDOMAN KERJA

Manfaat yang diperoleh dari prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja, antara lain :

1.      Sbg suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan pelaksanaan kerja yang jelas.

2.      Utk mengadakan standarisasi dan pengendalian kerja dg tepat.

3.      Utk digunakan sbg pedoman kerja, bagaimana pihak yg berkepentingan

Tujuan diterapkannya prosedur, tata, dan sistem kerja yang tepat, adalah :

1.      Mencegah terjadinya pemborosan tenaga, biaya,material, waktu, dan lainnya.

2.      Mencegah terjadinya kesimpangsiuran dan kemacetan proses penyelesaian pekerjaan.

3.      Menciptakan koordinasi, pembagian waktu, tugas dan tanggung jawab secara tepat .

4.      Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas.

5.      Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu.

6.      Keletihan dalam bekerja dapat diatasi.

7.      Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi.

8.      Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif.

9.      Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya.

10.  Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja

BAB III

ANALISIS

Pelaksanaan manajemen perkantoran perlu direncanakan, diatur, disusun, dikendalikan dan disempurnakan serta harus dikelola oleh tenaga-tenaga yang berkualitas serta suatu system yang dapat membantu kelancaran pekerjaan kantor dengan diterapkannya sistem informasi manajemen khususnya teknologi komputer. Penggunaan teknologi informasi sangat berpengaruh pada segi otomatisasi dan kecepatan dalam pengolahan data yang selanjutnya merupakan dasar pengambilan keputusan.

manfaat  ditetapkannya tata kerja, prosedur kerja, dan buku pedoman kerja :

1.      Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas.

2.      Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu.

3.      Keletihan dalam bekerja dapat diatasi.

4.      Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi.

5.      Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif.

6.      Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya.

7.      Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja

BAB IV

DAFTAR PUSTAKA

http://bangbiw.com/pengertian-tentang-organisasi-manajemen-dan-tata-kerja/

https://id.answers.yahoo.com/question/index?qid=20120516233921AASAg0k

http://indonesia.smetoolkit.org/indonesia/id/content/id/69/Bagaimana-Membuat-Buku-Pedoman-Karyawan-yang-Efektif

http://dintagaluh.blogspot.co.id/2012/05/mengikuti-aturan-kerja-sesuai-dengan.html

Pengantar Bisnis III (Organisasi)

PENGANTAR BISNIS III

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  LATAR BELAKANG

Organisasi adalah suatu hal yang tidak asing lagi bagi masyarakat luas, sebab hampir di setiap lapisan masyarakat memiliki organisasi untuk menjalankan suatu tujuan yang ingin dicapai, karena manusia adalah makhluk sosial hal ini turut mendorong manusia membentuk organisasi untuk mewujudkan cita-citanya. Setiap orang memiliki dasar untuk memimpin yang juga merupakan bagian dari organisasi, paling tidak setiap masing-masing orang memimpin dirinya sendiri dalam menjalankan kehidupan sehari-hari. Dewasa ini juga organisasi semakin berkembang, karena organisasi sangat di perlukan, dan juga tata kerja dalam pembagian tugas baik secara individual ,maupun social (bersama-sama). Maka dari itu penting bagi kita, mempunyai pengetahuan tentang organisasi, manajemen, maupun tata kerja. Agar dapat mengembangkan potensi diri sebaik keorganisasian. 

Organisasi yang baik dapat terwujud apabila komponen-komponen di dalamnya berfungsi secara maksimal. Suatu organisasi yang baik terdapat fungsi-fungsi manajerial yaitu: planning, organizing, actuating, dan controlling. Masing-masing fungsi saling berkaitan dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Suatu organisasi akan mencapai tujuan dengan baik apabila mampu merencanakan program-program secara matang dengan memperhitungkan masa yang akan datang dan melaksanakan rencana yang telah dibuat.

1.2  RUMUSAN MASALAH

Adapun rumusan masalah dalam makalah ini :

1.      Apa pengertian dari organisasi ?

2.      Bagaimana bentuk-bentuk struktur organisasi ?

3.      Apa perbedaan antara struktur organisasi garis, garis dan staff, serta fungsional ?

4.      Apa alasan timbulnya organisasi informal dalam perusahaan ?

1.3  TUJUAN PENULISAN

1.      Untuk memenuhi dan melengkapi tugas pengantar bisnis yang bermuatan softskill

2.      Mengetahui pengertian dari Organisasi, dan

3.      Menjelaskan kepada para mahasiswa mengenai materi tentang Organisasi

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 PENGERTIAN ORGANISASI

Organisasi berasal dari bahasa Yunanai yaitu organon yang mempunyai arti alat. Secara umum, Pengertian Organisasi adalah suatu kelompok orang yang bekerja sama untuk tujuan bersama. Sedangkan secara terperinci pengertian organisasi adalah sebagai tempat atau wadah untuk orang berkumpuldan berkerja sama secara rasional dan sistematis, terencana, terpimpin, dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya baik uang, metode, material, dan lingkungan, dan sarana-prasarana, data dan lain sebagainya yang digunakan secara efisen dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi. Orang orang yang terkumpul dalam sebuah organisasi sepakat untuk mencapai tujuan tertentu melalui sumber daya secara sistematis dan rasional yang terkendali dan adanya pemimpin organisasi yang akan memimpin operasional organisasi dengan terencana.

Ciri-ciri organisasi yaitu:

·         Terdapat komponen ( atasan dan bawahan)

·         Adanya kerja sama (cooperative yang berstruktur dari sekelompok orang)

·         Ada tujuan

·         Ada sasaran

·         Ada keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati

·         Ada pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut :

Ø  Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.

Ø  Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Ø  Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Ø  Prof Dr. Sondang P. Siagian, mendefinisikanorganisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua  orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.

Ø  Drs. Malayu S.P Hasibuan mengatakanorganisasi ialah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.

Ø  Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro mengatakanorganisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.

Ø  James D Mooney berpendapat bahwa Organization is the form of every human, association for the assignment of common purpose atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian suatu tujuan bersama.

Ø  Chester L Bernard (1938) mengatakan bahwa Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih ( Define organization as a system of cooperative of two or more persons) yang sama-sama memiliki visi dan misi yang sama.

Ø  Paul Preston dan Thomas Zimmerer mengatakan bahwa Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. (Organization is a collection people, arranged into groups, working together to achieve some common objectives).

2.2 BENTUK-BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

MACAM-MACAM BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

Organisasi adalah sekumpulan dari beberapa orang yang melakukan kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan bersama

Adapun terdapat beberapa macam bentuk struktur organisasi yaitu :

1.      Struktur organisasi lini

2.      Struktur organisasi lini dan staff

3.      Struktur organisasi fungsional 

4.      Struktur organisasi lini dan fungsional 

1. Organisasi Lini

Organisasi Garis / Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya.

Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini diciptakan oleh Henry Fayol.

Ciri-ciri organisasi Lini/Garis :

1.      Hubungan antara pimpinan & bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis wewenang

2.      Selain top manajer , manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana

3.      Jumlah karyawan sedikit

4.      Sarana dan alatnya terbatas

5.      Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer

6.      Organisasi kecil

Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah : 

1.      Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando

2.      Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar 

3.      Proses decesion making berjalan cepat 

4.      Disiplin dan loyalitas tinggi 

5.      Rasa saling pengertian antar anggota tinggi

Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

1.      Ada tendensi gaya kepernimpinan otokratis

2.      Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat

3.      Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi

4.      Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

Gambar struktur organisasi Lini :

      2. Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur oraganisasi ini hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung.

Ciri-ciri Organisasi Lini dan Staf  :

1.      Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung

2.      Karyawan banyak

3.      Organisasi besar 

Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi:

1.      Personel lini

2.      Personel staf

Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah :

1.      Ada pembagian tugas yang jelas

2.      Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas

3.      Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin

4.      Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place

5.      Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan

Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

1.      Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan

2.      Proses decesion makin berliku-liku

3.      Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage

4.      Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya

Gambar struktur organisasi Lini dan Staf :

 

3. Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut

Ciri-ciri Organisasi fungsional :

1.      Organisasi kecil

2.      Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli

3.      Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

4.      Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

5.      Pengawasan dilakukan secara ketat

Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah :

1.      Program tearah, jelas dan cepat

2.      Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai

3.      Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat

4.      Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik

5.      Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik

6.      Solidaritas antar anggota yang tinggi

7.      Moral serta disiplin keija yang tinggi

8.      Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik

9.      Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi

10.  Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas

11.  Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis

Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

1.      Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi

2.      Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan

3.      Insiatif perseorangan sangat dibatasi

4.      Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu

5.      Menekankan pada rutinitas tugas - kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang

6.      Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit

7.      Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi

8.      Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan

      Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut :

1.      Lingkungan stabil

2.      Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi

3.      Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional

Gambar struktur organisasi Fungsional :

4. Organisasi Lini dan Fungsional

Organisasi Lini dan Fungsional adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini bersifat managerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal,komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-bagi secara khusus.

     

Ciri-ciri Organisasi Lini dan Fungsional :

1.      Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan

2.      Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional

3.      Pembagian kerja dan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon

4.      Strukutur organisasi tidak begitu kompleks. Biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, ketua-ketua seksi, dan para perugas

5.      Struktur organisasi secara relatif tidak permanea. Organisasi ini hanya dipakai sesuai kebutuhan atau kegiatan

6.      Tugas pimpinan dilasanakan secara kolektif

7.      Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama

8.      Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk satgas

·      

Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah :

1.      Solodaritas tinggi

2.      Disiplin tinggi

3.      Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimum

4.      Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

5.      Keputusan dapat diambil dengan baik dan tepat

6.      Kecil kemungkinan penggunaan kekuasaan secara berlebihan dari pimpinan

7.      Usaha kerjasama bawahan mudah digalang

Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

1.      Kurang fleksibel dan tour of duty

2.      Spesialisasi memberikan kejenuhan

3.      Proses pengambilan keputusan agak larnban karena harus dibicarakan terlebih dahulu dengan anggota organisasi

4.      Kalau terjadi kemacetan kerja, tidak seorang pun yang mau bertanggung jawab melebihi yang lain

5.      Para pelaksana sering bingung, karena perintah datangnya tidak dari satu orang saja

6.      Kreativitas nampaknya sukar dikembangkan, karena perintah pelaksanaan didasarkan pada kolektivitas

Organisasi panitia biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, dan beberapa seksi

Gambar struktur organisasi Lini dan Fungsional :

5. Organisasi Matrik

Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu or­ganisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikum­pulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan

Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan

Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda di mana wewenang horison­tal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dcngan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai akibat anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya para anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan

Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak.

Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah :

Pada fleksibelitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada.

Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

Manajer proyek tak bisa mengkoor­dinir berbagai bagian yang berbeda hingga menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah untuk masing-masing individu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manajer proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya: dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia

Gambar struktur organisasi Matrix :

6. Organisasi Komite

Organisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen.

Organisasi komite terdiri dari :

1.      Executive Committe (Pimpinan komite) Yaitu para anggotanya mempunayi wewenang lini.

2.      Staff Committee Yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf.

Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah :

1.      Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan

2.      Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil

3.      Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

1.      Proses decesion making sangat lamban

2.      Biaya operasional rutin sangat tinggi

3.      Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab

Rentang Kendali (Span Of Control) dengan batasan-batasan

Span of control atau Rentang manajemen atau rentang kendali adalah kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung jumlah bawahan yang melapor kepadanya. Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik.

2.3 PERBEDAAN ANTARA STRUKTUR ORGANISASI GARIS, GARIS DAN STAFF, SERTA FUNGSIONAL

Menentuka perbedaan organisasi garis, garis dan staff, serta fungsional dengan ciri masing-masing organisasi :

Organisasi Garis / Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya.

Ciri-cirinya adalah :

1.      Hubungan antara pimpinan & bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis wewenang

2.      Selain top manajer , manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana

3.      Jumlah karyawan sedikit

4.      Sarana dan alatnya terbatas

5.      Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer

6.      Organisasi kecil

Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung.

Ciri-cirinya adalah :

1.      Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung

2.      Karyawan banyak

3.      Organisasi besar 

Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi :

1.      Personel lini

2.      Personel staf

Organisasi fungsional  yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu.

Ciri-cirinya adalah :

1.      Organisasi kecil

2.      Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli

3.      Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

4.      Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

5.      Pengawasan dilakukan secara ketat

2.4 ALASAN TIMBULNYA ORGANISAI INORMAL DALAM PERUSAHAAN

Organisasi Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.

organisasi informal akan timbul apabila anggota organisasi formal merasa keinginannya tidak terpenuhi oleh organisasi formal. Hubungan organisasi formal dengan organisasi informal bersifat berbanding terbalik “semakin tinggi tingkat kepuasan pegawai, maka semakin kecil kemungkinan munculnya atau terbentuknya organisasi informal.

Organisasi Informal memiliki ciri-ciri :

1.      Lepas

2.      Fleksibel

3.      Tidak terumuskan

4.      Spontan

Perkembangan organisasi informal didalam organisasi formal dikarenakan adanya ketidakmampuan organisasi formal dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan tertentu dari anggota organisasi formal itu sendiri. Seperti yang dikatakan oleh Max Weber : “berkembangnya organisasi informal ini karena struktur formal tidak dapat memberikan pemenuhan kebutuhan para anggotanya dan juga kebutuhan organisasi (formal) itu sendiri.keduanya yaitu organisasi formal dan organisasi informal memiliki persamaan dan perbedaan dalam hal tujuannya, mekanisme control, karakteristik dan sebagainya.”

BAB III

ANALISIS

KESIMPULAN

Dari pembahasan yang telah disampaikan, maka dapat disimpulkan bahwa organisasi memiliki arti penting dalam  masyarakat karena organisasi dapat membantu dan mengajak masyarakat untuk lebih aktif dalam lingkungan & kehidupannya,organisasi bisa sebagai pendukung proses sosialisasi yang berjalan di sebuah lingkungan bermasyrakat,yang paling utama organisasi merupakan tempat dan wadah aspirasi dari sekelompok individu yang berbeda bedaTanpa adanya organisasi kita akan menjadi kesulitan untuk melaksanakan suatu kerja sama, karena setiap orang tidak akan mengetahui bagaimana cara bekerja sama dalam sebuah organisasi tersebut. Suatu organisasi dibentuk karena adanya suatu dorongan dari dalam diri sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dengan mengikuti organisasi,Masyarakat  dapat mengaktualisasikan dirinya. Selain itu, masyarakat juga akan memiliki kemampuan lebih di bandingkan dengan mereka yang tidak pernah ikut organisasi dan . Selain itu, dalam organisasi juga bisa melatih soft skill seseorang.

BAB IV

REFERENSI

https://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi

http://informasiana.com/pengertian-organisasi-menurut-para-ahli/

http://www.apapengertianahli.com/2015/03/pengertian-organisasi-tujuan-ciri-struktur-organisasi.html

http://www.artikelsiana.com/2015/04/pengertian-organisasi-tujuan-ciri-ciri-manfat-unsur-unsur-organisasi.html

http://zeincom.wordpress.com/2011/10/23/tbo/

http://muzayyinahns.blogspot.co.id/2013/01/bentuk-struktur-organisasi-lini.html

http://khaizankahfi96.blogspot.co.id/2014/10/v-behaviorurldefaultvmlo.html

https://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi_sosial

http://rap0501.blogspot.co.id/2012/10/organisasi-formal-dan-informal.html

BY   : Maharani Pratiwi W.H

                                  Kelas : 1EB13

          NPM :  23215985