Maharani Pratiwi: Januari 2016

PENGANTAR BISNIS IV. 2

KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKRETARIS DALAM BISNIS

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Seorang sekretaris memiliki peran yang penting dalam suatu perusahaan/organisasi, dengan perkembangan zaman dewasa ini peran sekretaris semakin penting berdasarkan pada perkembangan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris. Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi telah jauh berkembang sedemikian rupa sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang sangat penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan.

Sekretaris sebagai seorang pejabat yang memperoleh kepercayaan dari pimpinannya untuk mengurus hal-hal yang bersifat rahasia, misalnya membuat dan menyimpan surat-surat yang bersifat rahasia. Tugas sekretaris tidak hanya mengurus hal-hal yang bersifat rahasia, melainkan sudah meliputi ketatausahaan. Tata usaha itu sendiri adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. Penggolongan sekretaris meliputi: Sekretaris Organisasi, Sekretaris Pemerintah dan SekretarisPerusahaan.

Sekretaris tidak dapat lagi dianggap hanya sebagai juru ketik saja, tetapi tugas sekretaris dari hari kehari semakin berkembang. Dengan berkembangnya tugas sekretaris, sekretaris harus mampu menyelesaikan pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya dengan baik sekaligus bertanggung jawab terhadap pekerjaannya yang memerlukan penanganan yang berbeda-beda. Untuk itu seorang sekretaris segera menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu yang singkat dengan tetap menjaga mutu pekerjaanya agar tujuan/sasaran organisasi tercapai dengan bekerja seefisien mungkin.

Agar mempunyai kinerja yang baik, seorang sekretaris harus mempunyai keinginan yang tinggi untuk mengerjakan pekerjaan dengan seefisien mungkin serta mengetahui pekerjaannya. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan untuk masa sekarang dan masa yang akan datang.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Adapun rumusan masalah dalam masalah ini :

1. Apa definisi dari sekretaris?

2. Bagaimana peran serta tugas seorang sekretaris?

3. Apa saja kualifikasi seorang skretaris?

1.3 TUJUAN PENULISAN

1. Untuk memenuhi dan melengkapi tugas pengantar bisnis yang bermuatan softskill, dan

2. untuk mengetahui bagian-bagian dalam Sekretaris seperti peran dan tugas sekretaris, fungsi sekretaris, cara kerja sekretaris, dan persyaratan menjadi sekretaris dalam bidang bisnis maupun perkantoran.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 DEFINISI SEKRETARIS

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya.

Apabila ditinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari kata “secretum” yang berarti “rahasia”, atau seceretarius atau secretarium yang berarti seorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.

Dalam Webster’s New World Dictionary of the American Language College, mengartikan sekretaris:
“ Secretary is a person employed to keep records, take care correspondence and other writing task etc, for an organization or individual.”

Pada prinsipnya pengertian ini menunjukkan bahwa seorang sekretaris mempunyai tugas mengurus warkat, menyusun korespondensi dan pekerjaan tulis menulis lainnya untuk suatu organisasi atau seseorang.

Selanjutnya menurut Drs. The Liang Gie, mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi .

Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti sama dengan penulis (notulen), tetapi penulis di sini adalah pengertian pada seseorang yang mempunyai tugas sangat berkaitan dengan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Jadi, pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

2.2 PERAN DAN TUGAS SEKRETARIS

Dalam kegiatan sehari-hari seorang sekretaris dituntut untuk dapat membantu atasan secara maksimal sehingga terkadang sekretaris tidak mempunyai jam kerja yang tetap karena semua tergantung pada pekerjaan atasan. Guna menunjang kegiatan atasan tersebut seorang sekretaris harus mempunyai peran dan tanggung jawab yang tepat, oleh karena itu secara global peran dan tangung jawab sekretaris adalah :

Tugas sekretaris

1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:

a. Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi :

Membuka surat.

Menerima dikte.

Menerima tamu.

Menerima telepon.

Menyimpan arsip/surat.

Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

b. Tugas-tugas Khusus

Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi :

Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.

Menyusun surat rahasia (confidential).

Menyusun acara pertemuan bisnis.

Pembelian kado atau cindera mata.

Dan lain-lain.

c. Tugas-tugas istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.

Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.

Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.

Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.

Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

d. Tugas Sosial

Tugas sosial, meliputi:

Mengurusi Rumah tangga kantor.

Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.

e. Tugas Keuangan

Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugaskeuangan ini antara lain:

Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.

Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.

Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

f. Tugas Resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

g. Tugas incidental

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:

Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.

Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.

Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

2. Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah sebagai berikut :

a. Menurut H. Donald

Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah :

1) Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte.

2) Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus.

3) Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dan lain-lain.

b. Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal

Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut :

1) Merencanakan pekerjaan.

2) Menerima tamu.

3) Mengurus surat masuk dan surat keluar.

4) Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.

(Drs. Sutarto, 1992: 80-83)

Tanggung Jawab Sekretaris

Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu :

1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain :

a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.

b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.

c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.

d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.

e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas :

a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.

b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.

c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.

d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.

e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas networkperusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.

(A.B Susanto, 1997: 14-15)

4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.

Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris :

a) Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.

b) Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usahapimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.

c) Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usahasaingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.

d) Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.

e) Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 87-88)

2.3 KUALIFIKASI SEKRETARIS

Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Kualifikasi seorang Sekretaris harus memiliki beberapa hal dibawah ini, antara lain :

1. Syarat Kepribadian

Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.

Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut :

a) Harus bersikap mawas diri

b) Bersikap ramah

c) Sabar

d) Simpatik

e) Penampilan diri yang baik

f) Pandai bergaul

g) Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia

h) Dapat bijaksana terhadap orang lain

i) Memiliki ingatan yang baik

j) Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

2. Syarat pengetahuan

Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a) Syarat pengetahuan umum

Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya :

1) Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asingsecara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.

2) Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.

3) Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.

b) Syarat pengetahuan khusus

Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.

3. Syarat keahlian

Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi :

Ø Mampu menyusun laporan

Ø Mampu berkorespondensi

Ø Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asinglainnya

Ø Teknik tata penyimpanan arsip

Ø Teknik berkomunikasi dengan telepon

Ø Menulis cepat dengan steno

Ø Teknik mengetik surat

Ø Syarat praktik

Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.

BAB III

ANALISIS