PENGANTAR BISNIS IV. 2
KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN
SEKRETARIS DALAM BISNIS
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Seorang
sekretaris memiliki peran yang penting dalam suatu perusahaan/organisasi,
dengan perkembangan zaman dewasa ini peran sekretaris semakin penting
berdasarkan pada perkembangan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seorang
sekretaris. Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi telah jauh berkembang
sedemikian rupa sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang sangat
penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan.
Sekretaris
sebagai seorang pejabat yang memperoleh kepercayaan dari pimpinannya untuk
mengurus hal-hal yang bersifat rahasia, misalnya membuat dan menyimpan
surat-surat yang bersifat rahasia. Tugas sekretaris tidak hanya mengurus
hal-hal yang bersifat rahasia, melainkan sudah meliputi ketatausahaan. Tata
usaha itu sendiri adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses
penyelenggaraan kerja. Penggolongan sekretaris meliputi: Sekretaris Organisasi,
Sekretaris Pemerintah dan SekretarisPerusahaan.
Sekretaris tidak
dapat lagi dianggap hanya sebagai juru ketik saja, tetapi tugas sekretaris dari
hari kehari semakin berkembang. Dengan berkembangnya tugas sekretaris,
sekretaris harus mampu menyelesaikan pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya
dengan baik sekaligus bertanggung jawab terhadap pekerjaannya yang memerlukan
penanganan yang berbeda-beda. Untuk itu seorang sekretaris segera menyelesaikan
pekerjaannya dalam waktu yang singkat dengan tetap menjaga mutu pekerjaanya agar
tujuan/sasaran organisasi tercapai dengan bekerja seefisien mungkin.
Agar mempunyai
kinerja yang baik, seorang sekretaris harus mempunyai keinginan yang tinggi
untuk mengerjakan pekerjaan dengan seefisien mungkin serta mengetahui
pekerjaannya. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan untuk
masa sekarang dan masa yang akan datang.
1.2 RUMUSAN MASALAH
Adapun
rumusan masalah dalam masalah ini :
1. Apa
definisi dari sekretaris?
2. Bagaimana
peran serta tugas seorang sekretaris?
3. Apa
saja kualifikasi seorang skretaris?
1.3 TUJUAN PENULISAN
1. Untuk
memenuhi dan melengkapi tugas pengantar bisnis yang bermuatan softskill, dan
2. untuk mengetahui bagian-bagian dalam
Sekretaris seperti peran dan tugas sekretaris, fungsi sekretaris, cara kerja
sekretaris, dan persyaratan menjadi sekretaris dalam bidang bisnis maupun
perkantoran.
BAB
II
LANDASAN
TEORI
2.1
DEFINISI SEKRETARIS
Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk
kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin,
tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya.
Apabila ditinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari
kata “secretum” yang berarti “rahasia”, atau seceretarius atau secretarium yang
berarti seorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.
Dalam Webster’s New World Dictionary of the American
Language College, mengartikan sekretaris:
“ Secretary is a person employed to keep records, take care correspondence and
other writing task etc, for an organization or individual.”
Pada prinsipnya pengertian ini menunjukkan bahwa seorang
sekretaris mempunyai tugas mengurus warkat, menyusun korespondensi dan
pekerjaan tulis menulis lainnya untuk suatu organisasi atau seseorang.
Selanjutnya menurut Drs. The Liang Gie, mengatakan bahwa
sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan
surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu
organisasi .
Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti sama dengan
penulis (notulen), tetapi penulis di sini adalah pengertian pada seseorang yang
mempunyai tugas sangat berkaitan dengan tulis-menulis atau catat-mencatat dari
suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Jadi, pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu pimpinan
agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif
dan efisien.
2.2 PERAN DAN TUGAS SEKRETARIS
Dalam kegiatan sehari-hari seorang sekretaris dituntut untuk
dapat membantu atasan secara maksimal sehingga terkadang sekretaris tidak mempunyai
jam kerja yang tetap karena semua tergantung pada pekerjaan atasan. Guna
menunjang kegiatan atasan tersebut seorang sekretaris harus mempunyai peran dan
tanggung jawab yang tepat, oleh karena itu secara global peran dan tangung
jawab sekretaris adalah :
Tugas sekretaris
1.
Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris
dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:
a.
Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa
perintah. Tugas ini meliputi :
Membuka
surat.
Menerima dikte.
Menerima
tamu.
Menerima telepon.
Menyimpan arsip/surat.
Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
b.
Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan
kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan
karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia
perusahaan. Tugas ini meliputi :
Mengonsep
surat
perjanjian kerjasama dengan relasi
atau instansi luar.
Menyusun
surat
rahasia
(confidential).
Menyusun acara pertemuan
bisnis.
Pembelian kado atau cindera mata.
Dan lain-lain.
c.
Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara
lain:
Membetulkan letak atau posisi alat tulis
pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan
informasi kepada relasi.
Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana
atau keperluan kegiatan lainnya.
Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau
asuransi dari suatu badan atau instansi.
Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka
dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping
pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana
yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan
alat-alat dan sarana kantor.
d.
Tugas Sosial
Mengurusi
Rumah tangga kantor.
Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor
pimpinan beserta pengurusan undangannya.
e.
Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi
keuangan yang dinamakan
petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas
keuangan ini antara lain:
Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank,
misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang
dari Bank.
Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
dana atas nama pimpinan.
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk
pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
f.
Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat
pesan-pesan lewat telepon.
Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
g.
Tugas incidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan
oleh sekretaris meliputi:
Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan
laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan
pimpinan.
Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan
yang termuat dalam
surat
kabar, majalah, brosur, dan
media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur,
undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau
pertemuan.
h.
Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)
Pertemuan bisnis (Business
Meeting) ini terjadi ketika
dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi,
menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas
inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir
pertemuan-pertemuan tersebut.
2.
Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas
sekretaris adalah sebagai berikut :
a.
Menurut H. Donald
Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi
organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris.
Hal-hal yang dimaksud adalah :
1)
Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau
warkat-warkat dari mesin dikte.
2)
Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara
arsip khusus.
3)
Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi
pimpinan yang diminati, dan lain-lain.
b.
Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal
Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis
tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut :
1)
Merencanakan pekerjaan.
2)
Menerima tamu.
3)
Mengurus surat masuk dan surat keluar.
4)
Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.
(Drs. Sutarto, 1992: 80-83)
Tanggung Jawab Sekretaris
Selain sekretaris bertanggung jawab
atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu :
1. Personal
Responsibility (Tanggung
Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap
performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang
lebih berkualitas. Dengan “mengelola”
diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi
prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain :
a.
Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui
pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b.
Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara
jelas dan akurat.
c.
Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan
dengan bagian-bagian lainnya.
d.
Memberikan
peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus
pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
e.
Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk
perbaikan perusahaan.
2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian
superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan.
Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas :
a.
Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
b.
Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung
kelancaran kerja.
c.
Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d.
Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di
lingkungan perusahaan.
e.
Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan
efisiensi
kerja di
kantor.
3. Networking
Responsibility (Tanggung
Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan
jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah
melalui upaya memperluas networkperusahaan,
mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang
diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan
berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.
(A.B Susanto, 1997: 14-15)
4. Bertanggung
jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya
membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang
telah ditetapkan.
5. Tanggung
jawab hukum seorang sekretaris.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris,
walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah
tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara,
berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan
bisnis dengan
pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus
bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh
sekretaris :
a)
Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan
perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
b)
Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia
usahapimpinan baik masa bekerja atau masa
kerja berakhir.
c)
Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu
usahasaingan
kecuali mendapat ijin dari pimpinan.
d)
Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat
semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
e)
Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang
jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan
sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut. (Thomas W. Bratawidjaja,
1996: 87-88)
2.3
KUALIFIKASI SEKRETARIS
Sebagai pembantu
pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang
sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Kualifikasi seorang Sekretaris harus memiliki beberapa
hal dibawah ini, antara lain :
1.
Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi
sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak
tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang
sekretaris yang baik itu.
Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai
berikut :
a)
Harus bersikap mawas diri
b)
Bersikap ramah
c)
Sabar
d)
Simpatik
e)
Penampilan diri yang baik
g)
Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h)
Dapat bijaksana terhadap orang lain
i)
Memiliki ingatan yang baik
j)
Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
2.
Syarat pengetahuan
Syarat
pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a)
Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki
pengetahuan kemasyarakatan dan ke
budayaan yang
dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya :
1)
Menguasai dan memahami
Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai
beberapa
bahasa asingsecara lisan maupun tertulis,
serta memiliki pengetahuan ekstra.
2)
Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta
struktur organisasi, serta susunan personil.
3)
Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b)
Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris
mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja.
Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang
usaha perkapalan, maka ia harus mampu
menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya
penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan,
dan sebagainya.
3.
Syarat keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk
menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi :
Ø
Mampu berkorespondensi
Ø
Mampu menggunakan
Bahasa Indonesia dan
Bahasa Asinglainnya
Ø
Teknik tata penyimpanan arsip
Ø
Teknik berkomunikasi dengan telepon
Ø
Menulis cepat dengan steno
Ø
Teknik mengetik surat
Sebelum seorang
diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman
dalam berbagai pekerjaan tata
usaha kantor, maka dengan demikian orang itu
harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas,
misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.
BAB III
ANALISIS
Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk
kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin,
tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya.
Seorang
sekretaris memiliki peran yang penting dalam suatu perusahaan/organisasi,
dengan perkembangan zaman dewasa ini peran sekretaris semakin penting berdasarkan
pada perkembangan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris.
Dalam kegiatan sehari-hari seorang sekretaris dituntut untuk
dapat membantu atasan secara maksimal sehingga terkadang sekretaris tidak
mempunyai jam kerja yang tetap karena semua tergantung pada pekerjaan atasan.
Guna menunjang kegiatan atasan tersebut seorang sekretaris harus mempunyai
peran dan tanggung jawab yang tepat
Sebagai pembantu
pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang
sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Kualifikasi seorang Sekretaris harus memiliki beberapa
hal dibawah ini, antara lain :
1) Syarat
Kepribadian
2) Syarat
pengetahuan
a. Syarat
pengetahuan umum
b. Syarat
pengetahuan khusus
3) Syarat
keahlian
BAB
IV
DAFTAR PUSTAKA