PENGANTAR BISNIS IV. 1
MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Informasi
saat ini merupakan kebutuhan mendasar bagi setiap organisasi, Informasi memungkinkan
organisasi dapat terus mengantispasi segala kemungkinan yang terjadi sebagai akibat
dari adanya perubahan yang sedemikian cepat dan kompleks. Oleh karena itu,
informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja
administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi.
Dewasa
ini, sistem informasi yang digunakan berfokus pada sistem informasi berbasis komputer
(computer based information system). Harapan yang igin diperoleh disini
adalah bahwa dengan penggunaan teknologi informasi khususnya komputer,
informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu
sehingga dapat lebih efektif dan lebih efisien. Teknologi informasi sudah
menjadi pilihan utama dalam menciptakan system informasi suatu organisasi yang
tangguh dan bermaksud untuk memberikan kontribusi terhadap kinerja individual
anggota organisasi dan institusi. upaya dalam mengembangkan orientasi dan
tradisi pelayanan kepada warga, Kantor Badan pemberdayaan masyarakat dan
Pemerintahan dan Desa mengunakan system informasi manajemen yang diharapkan
dapat meningkatkan kinerja pegawai.
Pelaksanaan
manajemen perkantoran perlu direncanakan, diatur, disusun, dikendalikan dan
disempurnakan serta harus dikelola oleh tenaga-tenaga yang berkualitas serta
suatu system yang dapat membantu kelancaran pekerjaan kantor dengan diterapkannya
sistem informasi manajemen khususnya teknologi komputer. Penggunaan teknologi
informasi sangat berpengaruh pada segi otomatisasi dan kecepatan dalam
pengolahan data yang selanjutnya merupakan dasar pengambilan keputusan.Untuk
itu pengolahan system informasi manajemen dengan menggunakan teknologi
komputerisasi yang terprogram dengan baik sangat diperlukan. Sebuah sistem
informasi yang selain melakukan semua pengolahan transaksi yang perlu untuk
organisasi juga memberi keuntungan dan pengolahan untuk fungsi-fungsi manajemen
terhadap kinerja pegawai. Kinerja (performance) yang didefinisikan
sebagai tingkat pencapaian hasil merupakan kombinasi dari kemampuan , usaha dan
kesempatan yang dapat dihasilkan pada fungsi pekerjaan tertentu, atau kegiatan
yang dikerjakan selama periode waktu tertentu.
Dengan adanya sistem informasi manajemen harus lebih
banyak memberikan kemudahan bukan menambah kerumitan atau kesulitan baru
khususnya bagi penyelenggaraan pemerintah dan umumnya bagi masyarakat.Semakin
berkembangnya teknologi informasi yang dapat meningkatkan kinerja sehingga
dapat meningkatkan pada kualitas kerja yang tinggi, pegawai yang meliputi
aktivitas intern pemerintah dalam suatu lembaga maupun antar lembaga pemerintahan
serta aktivitas pemberian layanan pemerintah untuk masyarakat.
1.2 RUMUSAN MASALAH
Adapun
rumusan masalah dalam masalah ini :
1. Apa
definisi dari tata kerja?
2. Apa
yang dimaksud dengan prosedur kerja?
3. Apa
yang dimaksud dengan pedoman kerja?
4. Bagaimana
cara menyusun buku pedoman kerja?
5. Apa
manfaat dari ditetapkannya tata kerja, prosedur kerja, dan buku pedoman kerja?
1.3 TUJUAN PENULISAN
1. Untuk
memenuhi dan melengkapi tugas pengantar bisnis yang bermuatan softskill, dan
2. Menginformasikan
kepada pembaca dan masyarakat pada umumnya tentang manajemen kantor dan
informasi termasuk definisi dari tata kerja, prosedur kerja, dan pedoman kerja,
serta manfaatnya.
BAB
II
LANDASAN
TEORI
2.1 DEFINISI TATA KERJA
Tata kerja adalah cara-cara melaksanakan kerja yang
seefisien mungkin mengenai sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan tujuan,
fasilitas, tenaga kerja, waktu dan lain-lain yang tersedia guna
atau untuk bisa mencapai keberhasilan atau tingkat efisien yang maksimal. Atau pembentukan sebuah strutur kerja yang disusun dengan
membentuk badan utama yang bertugas membuat skat-skat bagian dari sebuah
organisasi atau anggota kelompok.
2.2
PROSEDUR KERJA
Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang saling
berkaitan atau diatur secara berurutan sehingga menunjukkan adanya suatu urutan
tahap demi tahap secara jelas dan pasti yang harus dikerjakan dalam rangka penyelesaian suatu
pekerjaan.
(Moekijat, 1997:53). Dapat
disimpulkan bahwa prosedur merupakan :
1. Metode-metode yang dibutuhkan untuk
menangani aktivitas-aktivitas yang akan datang.
2. Urutan aktivitas untuk mencapai
tujuan tertentu.
3. Pedoman untuk bertidak.
Menurut moekijat (1995:106), metode
menunjukan cara pelaksanaan pekerjaan dari suatutugas yang terdiri atas satu
atau lebih kegiatan yang bersifat tulis-menulis oleh seorang pegawai. Dengan
demikian serangkaian metode yang disatukan akan membentuk suatu prosedur.
Prosedur
kerja dalam setiap kantor hendaknya :
1.
Bersifat
formal, artinya prosedur tersebut diakui oleh semua orang dalam organisasi,
2.
Tertulis,
dan
3.
Prosedur
hendaknya selalu terbaharui, artinya selalu up
to date denga perkembangan organisasi yang aktif dan dinamis.
2.3
PEDOMAN KERJA
Pedoman kerja artinya sebuah
panduan yang dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan yang berisikan
pelaksanaan dalam bekerja di perusahaan itu. Mulai dari jam masuk kerja, jam
istirahat, hari libur, pemberian cuti, pemberian ijin, dan sebagainya. pedoman
itu biasanya berisi edukasi, pengetahuan seputar pekerjaan, bisa juga
alternatif penyelesaian masalah yang sering terjadi. pedoman bersifat
fleksibel, tidak mengikat dan mengatur tetapi membimbing dengan kebebasan
berinovasi.
2.4
PENYUSUNAN BUKU PEDOMAN KERJA
1.
Dinyatakan
secara tertulis, disusun secara sistematis, dan dituangkan dlm bentuk pedoman
kerja.
2.
Dikomunikasikan
secara sistematis kepada semua pegawai yang bersangkutan.
3.
Disesuaikan
dengan kebijaksanaan umum dan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku.
4.
Dpt
mendorong pelaksanaan keorganisasian secara efektif dan efisien serta
menciptakan jaminan yang memadai bagi terpeliharanya sumber-sumber yang berada
di bawah pengendalian organisasi.
5.
Dievaluasi
secara periodik dan bila perlu direvisi utk disesuaikan dengan kebutuhan.
Apa
saja yang perlu dimasukkan
Buku
pedoman karyawan harus dengan jelas menyatakan kebijakan perusahaan.
Bidang-bidang yang harus dicakup antara lain :
a)
jam
kerja umum
b)
peraturan
dan ketetapan perusahaan (tatakrama berpakaian; bagaimana orang berinteraksi
dengan para nasabah; peraturan keselamatan dll.)
c)
bagaimana
mendapatkan waktu berlibur
d)
semua
hari besar/raya dan hari keperluan pribadi yang dibayar
e)
cuti
sakit
f)
peninjauan
terhadap gaji dan kinerja
g)
kebijakan
waktu lembur/waktu kompensasi
h)
tunjangan
kesehatan dan pengobatan
i)
rencana
pensiun dan tunjangan tambahan lainnya
j)
kebijakan
cuti bersalin
k)
peraturan
atau ketetapan lainnya
Buku
pedoman sebaiknya singkat dan jelas, dan yang terpenting, harus konsisten
Maksud
buku pedoman karyawan Anda adalah untuk mengkomunikasikan segala kebijakan
perusahaan kepada seluruh karyawan. Adalah penting sekali bahwa buku pedoman
karyawan ditulis secara jelas dan tepat, agar tidak membingungkan. Buku ini
perlu merinci seluruh kebijakan sumberdaya manusia perusahaan Anda secara
khusus. Kenyataan menunjukkan bahwa banyak perkara hukum terjadi karena
perusahaan tidak memiliki kebijakan konsisten dan terdokumentasi, sehingga
membuka peluang terhadap tuduhan diskriminasi (sungguh-sungguh atau tidak).
Buku pedoman Anda perlu meralat ini.
Jelaskan
hak Anda untuk memecat karyawan
Ada
bagian dari buku pedoman Anda yang harus mencakup kenyataan bahwa bekerja di
perusahaan Anda adalah “sesuka hati”. Ini berarti bahwa perusahaan Anda
memiliki hak untuk memutus hubungan dengan karyawan kapan pun tanpa alasan, dan
karyawan Anda memiliki hak untuk meninggalkan perusahaan kapan saja. Tujuan
dari pernyataan "sesuka hati" adalah untuk mengesampingkan tuntutan
karyawan bahwa Anda mungkin pernah mengumbar janji tentang jaminan pekerjaan.
Sekali lagi, buku pedoman dapat melindungi Anda dari kemungkinan adanya
tuntutan hukum.
Buku
pedoman tidak perlu indah
Anda
mungkin berpikir bahwa bentuk sebuah buku pedoman karyawan adalah besar, tebal,
dan tercetak rapi. Kenyataannya, banyak usaha kecil yang dapat membuatnya dalam
bentuk yang jauh lebih sederhana - bahkan dalam bentuk lembar fakta satu atau
dua halaman yang dicetak dengan komputer. Yang terpenting bukanlah penampilan
buku pedoman Anda. Yang lebih penting adalah apa saja yang termuat di dalamnya.
Tulislah
sendiri buku pegangan, namun mintalah pengacara Anda melakukan kajian ulang
Anda
dapat menghemat biaya hukum dengan menulis sendiri buku pedoman daripada
menyerahkan segala sesuatu kepada pengacara Anda. Namun pastikan bahwa
pengacara Anda sudah melakukan kajian ulang dan menghaluskan isinya dimana
perlu. Penting bahwa seluruh kebijakan Anda sesuai dengan undang-undang dan
peraturan pemerintah federal, negara bagian, dan lokal.
Pastikan
para karyawan menandatangani tanda terima buku pedoman
Tidak
cukup hanya menyerahkan buku pedoman kepada karyawan. Pada saat Anda memberikan
buku pedoman atau lembar fakta kepada seorang karyawan baru, pastikan bahwa ia
telah menandatangani tanda terima. Formulir ini harus menyatakan bahwa karyawan
itu telah menerima buku pedoman dan memahami seluruh kebijakan perusahaan Anda.
Berikan salinan tanda terima ini kepada karyawan tersebut, dan simpan satu lagi
dalam berkas karyawan bersangkutan. Ini akan membantu melindungi Anda dari
kemungkinan adanya tuntutan bahwa seorang dipecat karena melanggar peraturan
yang tidak diketahuinya. Pengacara Anda dapat membantu membuat konsep untuk
formulir ini.
2.5
MANFAAT DITETAPKANNYA TATA KERJA,
PROSEDUR KERJA, DAN BUKU PEDOMAN KERJA
Manfaat
yang diperoleh dari prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja, antara lain :
1.
Sbg
suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja,
fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan pelaksanaan kerja yang jelas.
2.
Utk
mengadakan standarisasi dan pengendalian kerja dg tepat.
3.
Utk
digunakan sbg pedoman kerja, bagaimana pihak yg berkepentingan
Tujuan
diterapkannya prosedur, tata, dan sistem kerja yang tepat, adalah :
1.
Mencegah
terjadinya pemborosan tenaga, biaya,material, waktu, dan lainnya.
2.
Mencegah
terjadinya kesimpangsiuran dan kemacetan proses penyelesaian pekerjaan.
3.
Menciptakan
koordinasi, pembagian waktu, tugas dan tanggung jawab secara tepat .
4.
Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas.
5.
Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan
tepat waktu.
6.
Keletihan dalam bekerja dapat diatasi.
7.
Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi.
8.
Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif.
9.
Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja
dengan setepat-tepatnya.
10.
Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja
BAB III
ANALISIS
Pelaksanaan
manajemen perkantoran perlu direncanakan, diatur, disusun, dikendalikan dan
disempurnakan serta harus dikelola oleh tenaga-tenaga yang berkualitas serta
suatu system yang dapat membantu kelancaran pekerjaan kantor dengan
diterapkannya sistem informasi manajemen khususnya teknologi komputer.
Penggunaan teknologi informasi sangat berpengaruh pada segi otomatisasi dan
kecepatan dalam pengolahan data yang selanjutnya merupakan dasar pengambilan
keputusan.
manfaat ditetapkannya tata kerja, prosedur kerja, dan
buku pedoman kerja :
1.
Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas.
2.
Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan
tepat waktu.
3.
Keletihan dalam bekerja dapat diatasi.
4.
Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi.
5.
Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif.
6.
Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja
dengan setepat-tepatnya.
7.
Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja
BAB
IV
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar